Kwaliteits- en Projectmedewerker DIV

Vanaf 1 januari 2025 begint Tytsjerksteradiel aan een nieuw hoofdstuk als zelfstandige gemeente. We zijn ‘prettig eigenwijs’ en doen dingen graag op onze eigen manier. Hier vind je ruimte voor initiatief, creativiteit en verantwoordelijkheid, terwijl je tegelijkertijd geniet van de mooiste plekjes die Fryslân te bieden heeft.

Om samen vorm te geven aan onze nieuwe koers zoeken we enthousiaste mensen.

Mei-inoar wurkje oan in krêftige organisaasje!

De functie

Als Kwaliteits- en Projectmedewerker DIV op onze afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) houd je je bezig met registreren, beheren, archiveren en ontsluiten van informatie. Jij legt, in samenwerking met je collega’s, de organisatie voorwaarden op waardoor informatie duurzaam wordt bewaard om de toegankelijkheid te garanderen. Daarnaast lever je adviezen die bijdragen aan het bewaken van de toegankelijkheid van de informatie en de digitale transitie. Ook lever je gebruikersondersteuning bij het gebruik van de verschillende (archief-) systemen.

Op hoofdlijnen gaat het om de volgende werkzaamheden:

• Toezicht houden op de naleving van kwaliteitsrichtlijnen en processen in de documentaire informatievoorziening;
• Uitvoeren van steekproeven en kwaliteitscontroles op documentbeheer en archivering;
• Identificeren van afwijkingen en doen van voorstellen verbeteringen;
• Samenwerken met afdelingen voor continue verbetering van het documentbeheer en informatiesystemen;
• Beheren en actualiseren van kwaliteitsdocumenten en -procedures;
• Ondersteunen bij audits en bijdragen aan procesoptimalisaties in digitaal informatiebeheer;
• Signaleren van ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening en bijdragen aan procesoptimalisatie;
• Opzetten en uitvoeren van deelprojecten op het gebied van digitaal informatiebeheer.

Jij speelt een cruciale rol in het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van onze informatiestromen. Je zorgt ervoor dat informatie op een efficiënte, correcte en veilige manier wordt vastgelegd en beheerd volgens de geldende kwaliteitsnormen. Ook voer je controles uit op de naleving van procedures en werk je nauw samen met collega’s om verbeteringen door te voeren.
Zo help jij de organisatie om elke dag vooruitgang te boeken, en dat met een gezonde dosis lef en creativiteit – sa dogge wy dat!
Wat bieden we jou? 

Een unieke kans om te werken in de mooiste gemeente van Fryslân!

Werken bij Tytsjerksteradiel betekent werken op een Daaldersk Plak – een plek waar je zowel professioneel als persoonlijk kunt groeien.

We bieden je:

• Een salaris tussen € 3.359,00 en € 4.811,00 bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, schaal 9 Cao Gemeenten. Voldoe je (nog) niet volledig aan het gewenste profiel dan kan er sprake zijn van plaatsing in een aanloopschaal;
• Een arbeidsovereenkomst voor 32-36 uur per week voor een periode van een jaar met uitzicht op een vast Daaldersk Plak;
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris, extra verlofuren en deelname aan de pensioenregeling bij het ABP;
• Een cultuur waar jouw ideeën en initiatieven worden gewaardeerd en je elke dag met plezier naar je werk gaat;
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling door middel van trainingen en coaching.

Wie zoeken wij? 

Een inhoudelijke expert met natuurlijke overtuigingskracht die zich flexibel weet op te stellen en aansluiting vindt bij de gebruikers in de organisatie. Je toont je soms flexibel, soms standvastig, afhankelijk van wat nodig is. Met deze eigenschappen weet je telkens de ander te motiveren tot verbeteren en tot het leveren van resultaten.
Het werken in projecten is jou niet vreemd en je zoekt daarin actief de samenwerking met gebruikers, Informatiemanagers, applicatiebeheerders of bijvoorbeeld de Privacy Officer.
Daarnaast beschik je over een “helicopterview”; je overziet de materie en complexe verbanden en je komt vervolgens tot concrete adviezen en oplossingsrichtingen. En uiteraard ben je politiek sensitief.

Wat vragen we van jou:

• Hbo werk- en denkniveau, wat blijkt uit je ervaring (CV). Bij voorkeur ben je ook in bezit van een opleiding op het gebied van Informatiebeheer (VVA, SOD2 of HMDI);
• Kennis van het archief wettelijke kader en aangrenzende wet- en regelgeving als de AVG, BIO, Woo en Wh;
• Minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente binnen het werkveld DIV (als kwaliteitsmedewerker of recordmanager of in een vergelijkbare functie);
• Ervaring in het uitvoeren van analyses en audits en het gestructureerd uitzetten van actie-en verbeterplannen. Je zoekt daarin actief de samenwerking met alle belanghebbende;
• Je hebt een positieve houding ten opzichte van de Friese taal waarbij passieve beheersing van de Friese taal een pré is.

Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Jolanda Weiland, teamleider, j.weiland@t-diel.nl. Voor overige vragen mag je contact opnemen via recruitment@8ktd365.nl.

Ten slotte vragen we een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) van je.